Procedura di segnalazione di attività illecite o fraudolente ai sensi del D.Lgs. n. 24/2023
1. Finalità
La presente procedura ha il principale obiettivo di prevenire le conseguenze di potenziali comportamenti in violazione di norme di legge e nelle procedure di cui si è dotata la EVANS HOTEL S.r.l. (di seguito, anche, la “Società”), regolando il processo di ricezione, di analisi e di trattamento delle segnalazioni effettuate anche in forma anonima.
Lo scopo della procedura è quello di facilitare la comunicazione di informazioni relative a violazioni riscontrate durante l’attività lavorativa. A tale scopo lo spettro delle potenziali persone segnalanti è molto ampio. La procedura è volta a garantire questi soggetti, nel momento in cui segnalino una condotta illecita relativa alla società.
2. Destinatari
I destinatari della presente procedura sono:
– i vertici aziendali ed i componenti degli organi sociali;
– i dipendenti della Società;
– i partner, i clienti, i fornitori, i consulenti, i collaboratori, i soci e, più in generale, chiunque sia in relazione con la Società;
– qualsiasi soggetto che assiste i soggetti di cui sopra nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata.
I destinatari, che siano venuti a conoscenza di fatti potenzialmente oggetto di segnalazione, sono invitati ad effettuare le segnalazioni con tempestività mediante le modalità di seguito descritte, astenendosi dall’intraprendere iniziative autonome di analisi e/o di approfondimento.
La procedura protegge anche l’identità dei soggetti facilitatori, le persone fisiche che assistono una persona segnalante nel processo di segnalazione, operanti all’interno del medesimo contesto lavorativo.
3. Segnalazione
I Destinatari che rilevino o vengano altrimenti a conoscenza di possibili comportamenti illeciti od irregolarità poste in essere, nello svolgimento dell’attività lavorativa o che abbiano un impatto sulla stessa, da soggetti che hanno rapporti con la Società, sono tenuti ad attivare la presente procedura segnalando i fatti, gli eventi e le circostanze che gli stessi ritengano, in buona fede e sulla base di ragionevoli elementi di fatto, aver determinato tali violazioni e/o condotte non conformi ai principi della Società.
Per “segnalazione” o “whistleblowing” si intende qualsiasi comunicazione riguardante possibili irregolarità e/o comportamenti illeciti, commissivi o omissivi che costituiscono violazioni, anche sospette, delle leggi vigenti e dei principi sanciti nel Codice Etico della Società, dei Modelli di Organizzazione e Gestione ex D.Lgs. n. 231/2001 della Società, nonché violazioni di procedure o regole aziendali.
Le segnalazioni – che possono anche avvenire in forma anonima – devono essere effettuate in buona fede e devono essere circostanziate con informazioni chiare e precise in modo da risultare facilmente verificabili.
4. Chi riceve e gestisce le segnalazioni?
(Il Responsabile per la Prevenzione della Corruzione e la Trasparenza (RPCT) è il soggetto responsabile alla ricezione e gestione delle segnalazioni di illecito. Il RPCT può essere coadiuvato da soggetti del suo gruppo di supporto specificamente nominati in atto interno. )
Il responsabile whistleblowing, ove nominato, riceve le segnalazioni e dialoga con la persona segnalante per chiarire e approfondire quanto ricevuto. Il dialogo con la persona segnalante continua anche durante le fasi di accertamento.
Il responsabile, dopo una valutazione iniziale, svolge un’attività di accertamento delle informazioni segnalate, anche richiedendo specifiche informazioni ad altri uffici e funzioni interni all’organizzazione.
Il ricevente fornisce riscontri periodici alla persona segnalante e, al termine dell’attività di accertamento, comunica l’esito delle attività di accertamento. Nella comunicazione dell’esito non sono inclusi riferimenti a dati personali relativi all’eventuale soggetto segnalato.
Tra i possibili esiti che possono essere comunicati alla persona segnalante ci sono:
La segnalazione che venga erroneamente inviata al superiore gerarchico potrebbe non essere trattata come una segnalazione di whistleblowing, in quanto quest’ultimo non ha gli stessi obblighi di riservatezza in carico al soggetto ricevente.
5. Gestione della segnalazione
La segnalazione delle violazioni può essere:
a) “interna”, vale dire presentata tramite il canale di segnalazione interna. Al fine di favorire la ricezione di segnalazioni interne (che consentono Segnalazioni in forma scritta o orale), la Società ha istituito appositi canali di comunicazione, così articolati:
• Posta ordinaria: la Segnalazione può essere effettuata per iscritto a mezzo raccomandata a/r, indirizzata al Gestore delle Segnalazioni da inviare presso la sede di EVANS HOTEL S.r.l., con la dicitura “riservata”.
• tramite piattaforma whistleblowing: La Società ha adottato una piattaforma per le segnalazioni whistleblowing denominata Whisper di Thorsorf srl, www.ourwhisper.it, (di seguito “Piattaforma WB”), fornita da un fornitore di servizi specializzato.
La Piattaforma WB è strutturata in modo da garantire che:
L’accesso alla Piattaforma WB può avvenire direttamente tramite il seguente URL: https://www.ourwhisper.it/toflorencehotels/new/report
Al momento della compilazione del form di raccolta della Segnalazione, il Segnalante può decidere di comunicare anche in modo anonimo con il Gestore delle Segnalazioni.
In fase di invio della Segnalazione, la Piattaforma WB fornisce a video al Segnalante le credenziali che gli consentano di richiamare successivamente la Segnalazione presentata, verificarne lo stato, ottenere informazioni sull’esito e comunicare con il Gestore delle Segnalazioni.
Il Gestore delle Segnalazioni accede alla Piattaforma WB per consultare tutte le Segnalazioni ricevute e svolgere le attività di verifica.
La Segnalazione può essere effettuata mediante richiesta di fissazione di un incontro diretto con il Gestore delle Segnalazioni, veicolata per il tramite di uno dei Canali Interni istituiti. Tale incontro dovrà essere organizzato entro un termine ragionevole.
In tale caso, previo consenso del Segnalante, la Segnalazione è documentata a cura del Gestore delle Segnalazioni, mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale. In caso di verbale, il Segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione.
Qualora la segnalazione non fosse indirizzata direttamente al Responsabile della segnalazione, i destinatari dovranno trasmettere senza indugio Responsabile della segnalazione quanto ricevuto, in originale, adottando modalità operative tali da assicurare idonea riservatezza circa il contenuto della segnalazione al fine di tutelare l’efficacia degli accertamenti e l’onorabilità delle persone interessate. Al Responsabile della segnalazione deve essere trasmessa anche l’eventuale documentazione attinente ai fatti segnalati, per le valutazioni di competenza.
Il Responsabile della segnalazione, ricevuta la segnalazione, assicura che siano effettuate tutte le opportune verifiche sui fatti oggetto della comunicazione nel rispetto dei principi di obiettività, competenza e diligenza professionale. Il R.d.S., nell’analisi della segnalazione, ne mantiene riservato il contenuto durante l’intera fase di gestione della stessa ed effettua ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante o del facilitatore e di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti segnalati. A seguito della ricezione della segnalazione, il R.d.S. provvede:
– entro sette giorni dal ricevimento della segnalazione, a rilasciare, ove possibile, un avviso di ricevimento;
– ove possibile e necessario, a mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante e, ove necessario, richiedere integrazioni;
– all’istruzione della segnalazione;
– a fornire un riscontro alla segnalazione, entro tre mesi dall’avviso di ricevimento o, in mancanza dell’avviso di ricevimento, entro tre mesi dalla scadenza del termine per l’invio dell’avviso di ricevimento;
b) “esterna”, vale a dire presentata all’Autorità Nazionale Anticorruzione, se non è presente un canale di segnalazione interno alla società o, se è presente, lo stesso non risulta attivo o conforme alla legge, ovvero quando la segnalazione interna presentata non ha avuto seguito, quando la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero la stessa segnalazione potrebbe determinare il rischio di ritorsione, o, ancora la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
c) divulgazione pubblica, tramite la stampa o mezzi elettronici o tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un elevato numero di persone, esclusivamente se la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse o, ancora, la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto;
d) denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.
5.1 Che tipo di illecito può essere considerato nelle procedure di segnalazione?
All’interno di questa procedura possono essere segnalati fatti illeciti di cui si sia venuti a conoscenza nel contesto della propria attività lavorativa. Possono essere riportati anche sospetti, qualificati, di reati o altre violazioni di disposizioni di legge o potenziali rischi di commissione degli stessi.
Non viene richiesto alla persona segnalante di dimostrare in modo completo la commissione di un illecito ma le segnalazioni devono essere quanto più possibile circostanziate, al fine di consentire un accertamento dei fatti comunicati da parte dei soggetti riceventi. Allo stesso tempo, non si invitano i soggetti segnalanti ad attuare attività di investigazione che possano esporli individualmente.
Le segnalazioni possono riguardare illeciti penali, civili, amministrativi o contabili, così come le violazioni di normative comunitarie.
Non rientrano nell’oggetto di questa procedura le segnalazioni di carattere personale, per esempio inerenti al proprio contratto di lavoro, che sono regolate da altre procedure della società.
6. Tutela della riservatezza e responsabilità della persona segnalante
Tutte le segnalazioni ricevute saranno trattate in maniera riservata nei limiti e per quanto consentito dalle specifiche circostanze.
La legge prevede specifiche garanzie a tutela della persona che segnala illeciti e sono previste sanzioni nei confronti di chi viola le misure a sua tutela: in particolare, non può derivare alcuna ritorsione o discriminazione, diretta o indiretta, nei confronti di chi abbia effettuato una segnalazione in buona fede.
L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni.
7. Tutela del segnalato
La segnalazione non è sufficiente di per sé ad avviare alcun procedimento disciplinare verso il segnalato. Qualora, a seguito di concreti riscontri acquisiti a riguardo della segnalazione, si decidesse di procedere con l’attività istruttoria, il soggetto segnalato potrà essere interpellato e gli verrà garantita la facoltà di fornire ogni eventuale e necessario chiarimento.
8. Archiviazione della documentazione e tutela della privacy
Il Responsabile della segnalazione cura l’archiviazione di tutta la documentazione a supporto della segnalazione al fine di garantire la tracciabilità e la riservatezza delle segnalazioni. La documentazione inerente alla segnalazione verrà conservata per il tempo strettamente necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza e del principio di limitazione di cui all’art. 5 del Regolamento UE n. 2016/679 (GDPR).
Qualora all’interno della segnalazione fossero presenti dati personali e sensibili (ivi inclusi quelli relativi all’identità della persona segnalante o del facilitatore), gli stessi verranno trattati nel rispetto delle norme per la protezione dei dati personali e cautele adottate dalla Società nel rispetto della normativa privacy ai sensi del Regolamento UE n. 2016/679 (“GDPR”) e del D.Lgs. n. 196/2003 .
9.Pubblicazione della procedura
La presente Procedura è esposta e resa facilmente visibile presso la sede aziendale ed è inoltre resa disponibile nella pagina intranet aziendale.
